Produktivitet på jobbet – så ökar du den

Produktivitet på jobbet

Vi hoppas väl alla på att vara effektiva och produktiva hela tiden, och med så låg ansträngning som möjligt. Det förra blogginlägget handlade om hur en struktur för sömn, mattider och arbetstider lägger grunden för att kunna vara produktiv utan att drabbas av psykisk ohälsa och behöva stressa. Idag dyker vi ner i tips om vad du kan göra för att förbättra din produktivitet på jobbet.

Fokus på det viktiga leder till produktivitet på jobbet 

I vår samtid så har de flesta av oss så mycket att göra på arbetet att vi aldrig kommer till en punkt där vi kan säga “Åh, nu har jag gjort klart alla mina arbetsuppgifter. Nu kan jag gå hem för dagen”. Vi har alltid mer att göra. Därför är en av dina allra viktigaste färdigheter att kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter och fokusera på det viktigaste. Om du inte är bra på det ännu så får du se till att öva. Nedanför så kommer några förslag på enkla sätt att prioritera bland svåra saker. Vilken av dem du än väljer, så handlar det om att välja ut det fåtal arbetsuppgifter som du har tid till under en arbetsdag, vecka eller månad och som är viktigast att få gjorda.

Tre metaforiska lådor

Det här är en gammal klassiker som hjälper dig att snabbt sortera in dina arbetsuppgifter i tre metaforiska lådor:

  • Allt som kan vänta hamnar i den nedersta lådan.
  • Saker som är ganska viktiga men inte tidskänsliga läggs i mittenlådan
  • De viktigaste och/eller mest tidskänsliga uppgifterna hamnar i översta lådan

Du börjar alltid med att arbeta med uppgifter från den översta lådan. Du flyttar sedan bara ditt fokus till uppgifterna i mittenlådan när din översta låda är tom. Om du tycker det är till hjälp att använda att göra-listor (avancerade digitala sådana eller på en handskriven post it) så kan du lätt sortera dina uppgifter ner i dessa tre “lådor”.

Använd 80/20 regeln för att bli mera produktiv

Paretoprincipen, föreslogs redan på 1800-talet och visar att 20% av orsakerna ofta står för 80% av utfallet. Som ett resultat av detta så har Paretoprincipen översatts till att användas på arbetsuppgifter. Du söker efter de 20% av din tid eller ansträngning som kan ge dig 80% av resultatet du söker (vilket antyder att du behöver lägga 80% tid på att nå de sista 20%). Med andra ord, det handlar om att spendera mindre tid på att få det mesta av en uppgift gjort, istället för att spendera mycket mer på att få det lite bättre. För vissa är det ett bra motmedel mot att ineffektivt överarbeta sina uppgifter. För andra är det en princip för att få väldigt mycket gjort. Därför så bör du fråga dig själv, vilka 20% av ditt arbete ger dig 80% av ditt resultat?

Time boxing metoden

Från världen med agila processer har vi lärt oss att sätta tydliga tidsramar för uppgifter. En “timebox” är en viss tid som vi har fördelat till en viss uppgift. En av tankarna med detta är att du anpassar din insats till tidsramen du har gett uppgiften. Detta i stället för att du fortsätter att arbeta med och förbättra din arbetsuppgift tills det känns bra eller något annat ofta godtyckligt kriterium.

Säg till exempel att du ska ta fram ett nytt förslag på en utvecklingsprocess för nya produkter. Säg också att du får 30 minuter på dig. Du skulle hantera uppgiften helt annorlunda om du fick fyra veckor på dig - eller om du inte hade några tidsgränser alls. Du kan välja att hjälpa dig själv att få mer gjort genom att ge dig själv tidsramar. Planera hela din dag som en serie av ‘timeboxar’ eller ‘timeboxa’ ett par av dagens uppgifter.

Mera produktivitet på arbetet genom färre distraktioner

Ett annat välkänt sätt att öka produktiviteten är att minska det som stjäl fokus och distraherar dig. Det handlar både om saker som händer runt dig - och saker som sker inuti dig!

Minska distraktioner och få mer gjort

Det är ett jättebra råd att planera våra svåraste och mest krävande uppgifter till när vi vanligen har bäst kognitiv förmåga. Genom att göra det så minskar vi risken att störas av våra egna vanligaste distraktioner som sämre koncentrationsförmåga, hunger eller trötthet. De flesta av oss har det lättast att fokusera sent på morgonen eller mitt på dagen.

När det kommer till sådant som stör oss utifrån, som ljud och saker som rör sig och fångar din uppmärksamhet, så bör du göra vad du kan för att minska dem. Stäng av notifikationer som plingar till och appar som du märker drar till sig din uppmärksamhet. Lägg undan din telefon någonstans där du inte ser den. Om du inte är motiverad att göra den här typen av saker hela tiden så bör du i alla fall se till att du skyddar dagens svåraste och mest krävande uppgift. Du kan göra detta genom att ta bort så många distraktioner du kan från den arbetstid du har avsatt för den.

Schemalägg distraherande rutinuppgifter som att kolla mejl 

Vi agerar ofta som om vi måste hålla ständig koll på telefonen, mejlen, LinkedIn, Basecamp, Slack eller andra sådana kommunikationskanaler. Hur många gånger per timme eller dag är det? När skulle du vilja kolla dina meddelanden? Kanske en gång i början av dagen och så en andra gång just efter lunch. Välj något som du tror passar dig och testa sedan en vecka så kan du utvärdera efteråt. Kanske tycker du att du missar att svara i tid på för många meddelanden (många är oroliga för det)? Eller vem vet, kanske så upptäcker du vad många andra gjort: att det ökar din arbetsro och effektivitet.

Ta flera pauser för bättre psykisk hälsa och mera produktivitet på jobbet

Under din arbetsdag så är pauser det som kommer att hjälpa dig att behålla fokus hela dagen. “Sprinkla” din dag med mikropauser och rörelsepauser (om du har ett stillasittande arbete) utöver längre pauser som lunch och kanske någon fikapaus. Ett perfekt tillfälle att ta en liten paus är till exempel mellan två ‘timeboxar’. Påminn dig att pauserna inte minskar ditt arbetstempo eller produktivitet - utan mer troligt ökar dem.

Just nu, väv tillsammans fingrarna på båda händerna med varandra framför dig. Vänd handflatorna framåt, sträck ut armarna ordentligt och följ dina händer med blicken medan du långsamt lyfter dem upp över ditt huvud. Lossa sedan händerna från varandra och låt armarna långsamt falla ner mot sidorna igen. Lyft dina axlar mot öronen, håll en liten stund och släpp sedan ner dem. En gång till - lyft upp axlarna och släpp ner dem igen. Vrid på huvudet långsamt och försiktigt på alla håll det går - upp och ner, vicka sida till sida och vrid från höger till vänster och tillbaka igen. Klart! Nu har du redan övat på att ta en mikropaus! Den här lilla mikropausen är särskilt bra för alla som arbetar vid ett skrivbord.

Vilka av idéerna ovan vill du testa för att öka din produktivitet på arbetet?

About the Author

MSc in Psychology from Uppsala University, PhD from University of Oxford in workplace stress. Author of five books. Previously researcher at Karolinska Institutet, and Head of Clinic, deputy CEO and director of the board at Stressmottagningen.

Show your employees you care

Show
your employees
you
care

By filling out this form you consent to NudgeLabs storing your personal information in order to contact you by phone or email to give you more information regarding their product. You can at any time revoke your consent by emailing us here.